Política de Privacidade

O ProntuMed é um sistema de prontuário eletrônico e gestão de clínicas, com aplicativos para médicos e pacientes e atendimento automatizado por WhatsApp e Telegram. É desenvolvido e operado por:

• Razão social: MindCode Solutions
• CNPJ: a preencher
• Endereço: a preencher
• Contato de privacidade: a preencher

Esta política vale para o site, para o sistema usado pelas clínicas, para os aplicativos do médico e do paciente e para as mensagens trocadas pelos canais que as clínicas conectam ao ProntuMed.

A LGPD separa quem decide sobre os dados (controlador) de quem os trata em nome dele (operador):

• Dados de pacientes — cadastro, prontuário, receitas, exames, anexos e conversas com a clínica — são de responsabilidade da clínica, que é a controladora. O ProntuMed é operador: trata esses dados só para prestar o serviço contratado e segundo as instruções da clínica.
• Dados de quem contrata e usa o sistema (clínicas, profissionais, equipe), das contas do aplicativo do paciente e dos visitantes do site são tratados pelo ProntuMed como controlador.

Se você é paciente e quer saber o que uma clínica guarda sobre você, o primeiro contato é com a própria clínica. Se nos procurar, encaminhamos o pedido a ela.

Clínicas e equipe

• Nome, e-mail, telefone, CPF, registro profissional (CRM e similares), cargo e foto de perfil.
• Dados da clínica: razão social, CNPJ, endereço, plano contratado e histórico de cobrança.
• Registros de acesso: data, hora, endereço IP, navegador e as ações feitas no sistema.

Pacientes (em nome da clínica)

• Identificação e contato: nome, CPF, data de nascimento, telefone, e-mail, endereço e convênio.
• Dados de saúde — dado pessoal sensível pela LGPD: prontuário, hipóteses diagnósticas, prescrições, atestados, pedidos e resultados de exames, medições e anexos.
• Mensagens, fotos e áudios trocados com a clínica pelo WhatsApp ou Telegram.
• Dados de responsáveis legais, no caso de crianças e adolescentes.

Aplicativo do paciente

• Nome, CPF, e-mail e telefone da conta, e os vínculos com as clínicas onde a pessoa é atendida. Para encontrar essas clínicas guardamos um código irreversível derivado do CPF, nunca uma lista de CPFs.

Pagamentos

• A assinatura é cobrada pelo Mercado Pago. Os dados do cartão são digitados no formulário do Mercado Pago e não são armazenados pelo ProntuMed.

Site

• A origem da visita (parâmetros de campanha, como utm_source) fica guardada no seu próprio navegador para sabermos qual anúncio trouxe o contato — mas só se você aceitar os cookies de análise (veja a seção “Cookies”). Não coletamos nome ou e-mail no site sem que você os informe.

• Prestar o serviço contratado — manter o prontuário, a agenda, o financeiro, os aplicativos e os canais de mensagem funcionando (execução de contrato, art. 7º, V).
• Cumprir obrigações legais — guarda do prontuário, emissão de documentos com assinatura ICP-Brasil, obrigações fiscais e registros de acesso exigidos pelo Marco Civil da Internet (art. 7º, II).
• Tratar dados de saúde — sempre em nome da clínica, para a tutela da saúde por profissionais e serviços de saúde (art. 11, II, “f”).
• Segurança e prevenção de fraude — trilha de auditoria, detecção de acesso indevido e investigação de incidentes (legítimo interesse, art. 7º, IX).
• Comunicação comercial — só com o seu consentimento, que pode ser retirado a qualquer momento (art. 7º, I).

Não vendemos dados pessoais e não os usamos para publicidade de terceiros.

Usamos fornecedores para partes do serviço. Cada um recebe só o necessário para a sua função:

• Hostinger — hospedagem dos servidores e do banco de dados.
• Meta (WhatsApp Business) — envio e recebimento das mensagens pelo número de WhatsApp da clínica ou da plataforma.
• Telegram — para clínicas que usam esse canal.
• Google (Gemini) — processamento das funções de inteligência artificial (veja a seção seguinte).
• Brevo — envio de e-mails do sistema (senha, documentos, avisos).
• Mercado Pago — cobrança da assinatura e pagamentos.
• Expo — entrega das notificações nos aplicativos do médico e do paciente.

Também compartilhamos dados quando uma lei, uma ordem judicial ou uma autoridade competente exigir.

Transferência internacional: alguns desses fornecedores processam dados fora do Brasil (Meta, Google, Expo e Brevo, por exemplo). Nesses casos, a transferência se apoia nas garantias contratuais que esses fornecedores oferecem, nos termos do art. 33 da LGPD.

• As funções de IA são habilitadas por clínica. Quando uma delas é usada — transcrever uma consulta, resumir um histórico, responder um paciente no WhatsApp —, o conteúdo necessário para aquela tarefa é enviado ao provedor de IA e a resposta volta para o sistema.
• A IA sugere e organiza; não decide conduta clínica. Todo registro gerado com IA passa pela revisão do profissional antes de valer.
• No aplicativo do paciente, a IA não interpreta resultados de exames nem sugere diagnóstico.

• Prontuário: no mínimo 20 anos a partir do último registro, como exige a Lei 13.787/2018. Quem define o destino depois disso é a clínica.
• Registros de acesso: no mínimo 6 meses, como exige o Marco Civil da Internet (Lei 12.965/2014, art. 15).
• Dados de conta e de cobrança: enquanto o contrato durar e, depois, pelo prazo das obrigações legais e fiscais.
• Fim do contrato: a clínica pode exportar seus dados. O que não tiver obrigação legal de guarda é eliminado ou anonimizado.

Registros apagados no sistema deixam de aparecer, mas ficam na trilha de auditoria — um prontuário não pode sumir sem rastro.

• Toda comunicação é criptografada (HTTPS).
• Cada clínica fica num espaço próprio e isolado do banco de dados — os dados de uma clínica não se misturam com os de outra.
• Senhas são guardadas apenas como código irreversível (hash), nunca em texto.
• Certificados digitais ICP-Brasil ficam criptografados e só são usados no servidor.
• Acesso por perfil: cada usuário vê só o que o perfil dele permite.
• Trilha de auditoria de quem acessou ou alterou dados clínicos e financeiros.
• Cópia de segurança diária do banco de dados.

Se ocorrer um incidente de segurança com risco relevante, avisamos as clínicas afetadas e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), como determina a LGPD.

Cookies são pequenos arquivos que o navegador guarda; o armazenamento local (localStorage) cumpre papel parecido. Separamos em três grupos:

• Essenciais — sempre ativos. Sem eles o sistema não funciona, por isso não dependem de consentimento: o cookie de sessão que mantém você conectado (não pode ser lido por scripts da página), o cookie pm_device que reconhece o aparelho do responsável no link do paciente, a preferência de tema claro ou escuro, a largura do menu e o cookie pm_consent, que registra a sua escolha sobre cookies.
• Análise — só com o seu aceite. Guardam, no navegador, a origem da visita ao site (parâmetros de campanha e o primeiro e o último anúncio que trouxeram você), em pm_attr_first e pm_attr_last. Se um dia ligarmos uma ferramenta de medição de audiência, ela também só carrega com este aceite.
• Marketing — só com o seu aceite. Medição e otimização de anúncios (Google, Meta). Hoje não carregamos cookies de publicidade; se isso mudar, esta política é atualizada antes e nada é carregado sem o aceite.

Como funciona a escolha: ao entrar no site você vê um aviso com as opções “Aceitar todos”, “Só os essenciais” e “Personalizar”. Sem escolha, só os essenciais ficam ativos. A escolha vale por 6 meses e para o site e o sistema (o cookie pm_consent é gravado no domínio principal, então você não é perguntado de novo ao entrar na sua clínica). Para mudar ou retirar o aceite, use “Preferências de cookies” no rodapé: ao retirar, apagamos os dados de análise já guardados no seu navegador.

Pela LGPD (art. 18), você pode pedir, a qualquer momento:

• confirmação de que tratamos seus dados e acesso a eles;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação do que for desnecessário ou excessivo;
• portabilidade dos dados a outro fornecedor;
• informação sobre com quem compartilhamos seus dados;
• revogação do consentimento, quando ele for a base do tratamento.

Respondemos em até 15 dias. Dados de pacientes são da clínica: nesse caso, encaminhamos o pedido a ela e avisamos você. Você também pode reclamar à ANPD.

• Profissionais e clínicas: o administrador da clínica desativa usuários no próprio sistema. Para encerrar a conta da clínica ou pedir a exclusão dos seus dados, escreva para a preencher a partir do e-mail cadastrado.
• Aplicativo do paciente: escreva para a preencher a partir do e-mail da conta, pedindo a exclusão. Encerramos a conta e os vínculos com as clínicas. O prontuário continua com cada clínica, que tem o dever legal de guardá-lo.
• WhatsApp conectado pela Meta: se a sua clínica conectou o número de WhatsApp ao ProntuMed pelo login da Meta, peça a desconexão pelo mesmo contato. Apagamos o acesso concedido e os identificadores da conta WhatsApp. Você também pode remover o acesso a qualquer momento nas configurações da sua conta Meta.

Confirmamos cada pedido em até 15 dias. Dados com guarda obrigatória por lei (prontuário, fiscal, registros de acesso) são mantidos pelo prazo legal e eliminados em seguida.

Dúvidas, pedidos e reclamações sobre dados pessoais vão para o encarregado de dados do ProntuMed: a preencher.

Quando esta política mudar, a data no topo é atualizada. Mudanças que afetem os seus direitos são avisadas às clínicas pelo sistema ou por e-mail antes de valerem.